IllustrationPour plusieurs visuels, indiquez le format, la matière et la quantité de chaque fichier. Un lot de 1 000 pièces réparties entre cinq dessins n’est pas automatiquement tarifé comme 1 000 exemplaires identiques. Configurez chaque série ou faites examiner la répartition par devis.
Créez une configuration par fichier lorsque les séries sont standard.
BAT numérique offert avant impression.
Dans ce guide
Exemple de répartition
Le total de cet exemple est de 1 000 pièces, mais il comporte trois séries et deux formats. Il sert à structurer une demande, pas à annoncer un tarif groupé.
Un devis reste facultatif pour des versions fixes que vous pouvez configurer séparément. Créez une ligne par fichier avec son format, sa matière et sa quantité. Une série de numéros uniques ou de QR codes différents demande en revanche de confirmer ce que l’atelier peut effectivement produire.
| Fichier | Format | Quantité |
|---|---|---|
| RECETTE_A_V03 | 60 × 40 mm | 500 |
| RECETTE_B_V02 | 60 × 40 mm | 300 |
| RECETTE_C_V04 | 80 × 50 mm | 200 |
Une version différente demande une référence claire
Changer une recette, une adresse, une langue ou un QR code crée un fichier différent à contrôler, même si le format et le contour restent identiques. Identifiez le critère qui change dans le nom de fichier. Une version ne doit pas être décrite uniquement par une couleur que plusieurs personnes pourraient nommer différemment.
Conservez un tableau commun entre la préparation de commande et la validation. La personne qui relit les BAT doit retrouver chaque fichier dans ce tableau, avec sa quantité. Une archive de nombreuses créations accompagnée d’un total global ne suffit pas à décrire le besoin.
Corriger une version sans brouiller le dossier
Si vous modifiez ensuite seulement le fichier B, créez une nouvelle version de cette référence et signalez ce changement. Évitez de renvoyer plusieurs documents renommés « final » sans préciser celui qui remplace le précédent. La traçabilité du fichier est une façon simple de réduire l’ambiguïté.
Les colonnes à conserver jusqu’à la réception
Le même tableau peut servir à contrôler les lots reçus. Il ne remplace pas les fichiers, mais les relie à la commande de manière explicite.
| Colonne | Rôle |
|---|---|
| Référence ou destinataire | Identifier le produit ou le magasin |
| Nom de fichier et version | Retrouver le visuel approuvé |
| Dimensions et forme | Décrire le format fini |
| Matière | Conserver le rendu et l’usage choisis |
| Quantité | Répartir les pièces sans interprétation |
| BAT | Noter l’accord donné sur chaque version |
Choisir entre lignes séparées et examen d’un ensemble
Lorsque les séries sont standard, vous pouvez les configurer séparément en ligne. Le devis est une option pour préparer une répartition importante, poser une question technique ou organiser un dossier particulier. Il n’est pas nécessaire de faire du devis une étape systématique dès qu’un professionnel possède deux fichiers.
Les prix d’une série identique ne doivent toutefois pas être appliqués sans confirmation au total de plusieurs visuels. Comparez des configurations réelles et gardez une quantité par fichier. Deux logos à 100 exemplaires ne sont pas implicitement un seul logo à 200 exemplaires.
Ne pas confondre versions fixes et données variables
Plusieurs fichiers fixes peuvent être identifiés et relus chacun dans un BAT. Un contenu différent sur chaque pièce pose d’autres questions : données à fournir, correspondance des codes, contrôle des doublons et production. Cette demande doit être validée avant achat, et ne peut pas être considérée comme incluse parce qu’un tableau de références existe.
Après livraison, séparez les lots et conservez les versions approuvées pour le réassort. La prochaine commande pourra reprendre le même registre, en actualisant les textes, les contenants et les quantités plutôt que de reconstruire le dossier à partir d’anciennes photos.
Contrôler chaque version
Si chaque pièce doit comporter une donnée différente, signalez-le explicitement : la production variable est un autre besoin, à faire valider avant achat.
- Un fichier correspond à une ligne du tableau.
- Les quantités totalisent le besoin prévu.
- Les dimensions sont exprimées dans la même unité.
- Le BAT de chaque version est relu.
- Les lots sont identifiables à réception.
